Trebate li novu telefonsku centralu?
Telefonska centrala je žila kucavica svake tvrtke. Ona omogućuje korisnicima da kontaktiraju prodaju, servis, računovodstvo i ostalo. Kada otkrijete da je vrijeme za zamjenu stare telefonske centrale i da je vrijeme za kupnju nove, imate puno stavki koje morate provjeriti i niz opcija koje morate razmotriti. Otkud započeti? Koji tip rješenja će najbolje odgovarati vašoj firmi? Koje mogućnosti i značajke trebate? Koji firmu i operatera odabrati? Nikada do sada niste imali toliko izbora kao danas, stoga malo upućenosti i znanja je presudno za donošenje optimalne odluke za vaše poslovanje.
VoIP ili klasična telefonska centrala – snažan zaokret
Za početak važno je da znate osnovne razlike između VoIP telefonske centrale i klasične telefonske centrale temeljene na javnoj telefonskoj mreži. Većina telefonskih centrala i rješenja temeljena je na VoIP-u zato što je VoIP efikasniji, jeftiniji, fleksibilniiji i najvažnije - ima napredne značajke koje klasična telefonska centrala nema. Iako još uvijek ima firmi koje i dalje žele koristiti klasične telefonske centrale, IP telefonija je napravila snažan zaokret koji je rezultirao činjenicom da su danas IP telefonske centrale i usluge prevladavale. Ustvari, mnogi davatelji usluga ukidaju svoje klasične telefonske centrale i u potpunosti prelaze na naprednije VoIP usluge.
Virtualna telefonska centrala ili na lokaciji korisnika – stvar se polako mijenja
Danas imamo dvije opcije za telefonske centrale - u oblaku (virtualne) ili na lokaciji korisnika. U posljednje dvije godine telefonske centrale u oblaku bilježe snažan rast jer tvrtke prepoznaju mnoge prednosti koje one pružaju. Vitrualne telefonske centrale (telefonske centrale u oblaku) nude mnoge prednosti u odnosu na klasične telefonske centrale, a među ostalim i smanjenje složenosti, manju cijenu i minimalne tehničke zahtjeve što telefonske centrale u oblaku tvrtkama čini općenito mnogo jednostavnijima za implementaciju i upravljanje jer ne zahtijevaju posebne sadržaje poput servera, održavanja, nadogradnje i planiranja kapaciteta koje imamo kod klasične telefonske centrale.
Prilikom odlučivanja između virtualne i klasične telefonske centrale, postavite si par slijedećih pitanja:
- Imate li IT osoblje?
- Želite li kupiti ili unajmiti telefonsku centralu?
- Imate li distribuiranu radnu snagu, s radnicima na terenu i u poslovnicama?
- Imate li fleksibilno radno osoblje i potrebu za dodavanjem i uklanjanjem korisnika na temelju sezonskih i drugih poslova ?
- Želite li imati predvidljive troškove poslovanja, s mjesečnom naknadom za uslugu ?
Ako je odgovor na ijedno od ponuđenih pitanja potvrdan, onda je virtualna telefonska centrala za vas najbolji izbor. Telefonska centrala u oblaku može biti dostupna brzo i jednostavno, bez potrebe za instaliranjem i implementacijom poslužitelja. Korisnici mogu imati centralu kroz par sati, a ne dana. Potrebno je vrlo malo izdataka, a tvrtke plaćaju samo ono što je potrebno krajnjim korisnicima sustava. Skalabilna je i prilagodljiva po potrebi, a plaćate samo ono što vam je uistinu potrebno. Također, redundancija i ponovno podizanje sustava u slučaju poteškoća su uključeni u osnovnu mjesečnu uslugu. Virtualna telefonska centrala je posebno privlačna tvrtkama koje nemaju namjenskog IT osoblja, jer sve promjene, lokacije i korisnici se dodavaju ili ukidaju po potrebi, od strane tvrtke davatelja usluge.
Značajke i mogućnosti – prelazak na unificirane komunikacije
I virtualna i klasična telefonska centrala nude razne mogućnosti i značajke. Prilikom odlučivanja koju odabrati, strateško razmišljanje pomoću identifikacije svojih ciljeva i onoga što pokušavate ostvariti, dovesti će vas do mogućnosti koje ćete razlikovati i na temelju kojih ćete donijeti odluku. Kupnja nove telefonske centrale je prilika za implementaciju novih jedinstvenih komunikacija (unificiranih komunikacija )čije su nam sposobnosti dosad bile izvan dosega. Unificirane komunikacije ujedinjuju više komunikacijskih sposobnosti uključujući telefoniju, jedinstvene poruke, instant poruke (chat ), prisutnost, konferencije, suradnju i mobilnost, a sve to koristeći jedinstveno sučelje koje je dostupno s gotovo bilo kojeg računala ili mobilnog uređaja. Umjesto da zamijenite staru telefonsku centralu novom, iskoristite priliku da pružite poboljšane mogućnosti koje vaše djelatnike čine produktivnijima i učinkovitijima na svojim radnim mjestima, dok vam poboljšanje poslovnih procesa pomaže povećati prihode. Iako su mnoge od tih značajki prethodno bile nedostupne većini jer su ti troškovi bili previsoki za male i srednje tvrtke i tvrtke u razvoju, oni su sada lako dostupni i isplativi kroz oblak.
Razgovarajte sa svojim radnicima i saznajte koje mogućnosti i alati su im potrebni kako bi bili učinkovitiji na svojim radnim mjestima. Neki će trebati mogućnosti poput nađi me/ slijedi me , dok će ostali poželjeti mogućnosti za suradnju kao što su audio i web konferencije. Uključite u postupal i krajnje korisnike iz različitih dijelova vaše firme kao što su prodaja, marketing, proizvodnja , itd. – što više informacija imate, lakše je izbjeći potencijalne probleme.
Izbor dobavljača – usredotočite se
Konačno, odabir dobavljača. Imate operatere koji se široko bave telefonijom, a imate i tvrtke kojima su telefonske centrale primarna i jedina djelatnost. Važno je pronaći tip rješenja koje najbolje odgovara vašim potrebama , a zatim odabrati dobavljača koji pruža tu vrstu usluge i mogućnosti koje su vam potrebne. Potražite dobavljača koji će vam pružiti obuku i potrebnu potporu pri odabiru, te ponuditi mogućnosti koje tražite po odgovarajućoj cijeni. Ako ste mala ili srednja tvrtka, potražite tvrtku koja je usmjerena na mala i srednja poduzeća i razumije vaše potrebe, a pruža mogućnosti koje su vam potrebne kako danas tako i dok rastete.
Zgrabite priliku
Kada dođe vrijeme da zamijenite staru telefonsku centralu novom, imate mnogo odluka i opcija koje trebate preispitati. Ugrabite priliku i izađite izvan okvira tradicionalne klasične telefonske centrale i zagrlite oblak i unificirane komunikacijske mogućnosti koje pružaju isplative napredne mogućnosti, a omogućuju vam da se usredotočite na rast i razvoj vašeg poslovanja.