Lekcija o upravljanju VIP pozivima na koju su nas podsjetile španjolske redovnice
Mogu zamisliti koliko je teško biti časna sestra. Upravljanje dolaznim pozivima redovnicama je vjerojatno bilo nepoznato i nebitno, sve do stare godine, kada je papa Franjo nazvao skupinu časnih sestara u karmelskoj zajednici u Lucenu, Španjolska, da im zaželi sretnu Novu godinu. Očito je da časne sestre nisu imale niti prikaz broja niti poseban uređaj za njega čim je poziv otišao u govornu poštu. Poglavarica samostana sestra Adriana je izjavila da je tako ponižena od strane ovog nesretnog incidenta zbog kojeg doslovno "želi umrijeti."
Papa je silno zauzet i sigurno ne obavlja puno poziva tako da je vjerojatnost da itko od nas dobije govornu poštu od Pape skoro nikakva. Međutim, sigurno imate nekoliko ljudi koji su jako važni vašem poslovanju i na čiji poziv trebate odgovoriti ili barem odmah reagirati na poruku ostavljenu u glasovnoj pošti. Evo nekoliko načina kako da izbjegnete sudbinu časnih sestara.
Pronađi me/ slijedi me osobno usmjeravanje poziva
Neka poslovne telefonske centrale nude Pronađi me/slijedi me opciju za preusmjeravanje poziva koja vam omogućuje da postavite pravila kako će se pozivima upravljati i kako će se pozivi obrađivati. Na primjer, centralu možete podesiti na način da poziv prvo zvoni na vaš uredski telefon, a ako nema odgovora, preusmjerite ga na svoj mobitel. Možete postaviti centralu da zvone oba telefona istovremeno, i telefon i mobitel u isto vrijeme. Napredni sustavi vam mogu postaviti pravila za određene pozive. Ako poziv dolazi iz Vatikana, primjerice, svaki telefon zvoni. Ako je to vaša punica ili svekar, ... ravno u govornu poštu s pozivom.
Obavijest e-poštom i tekstualnom porukom
Ponekad se jednostavno ne možete javiti, bez obzira tko zove ( kako se ispostavilo, časne sestre su bile na molitvi kada je papa zvao). U takvom slučaju, trebate znati da imate VIP propušteni poziv što je brže moguće. Rješenja koje nude obavijest e-poštom ili tekstualnom porukom vam mogu pomoći da što brže odgovorite na važan poziv.
Govorna pošta na e-poštu
Čak i bolje od obavijesti e-pošte da imate nepreslušanu ili nepročitanu govornu poštu jest opcija da sve vaše poruke govorne pošte telefonska centrala pretvori u tekstualnu poruku. Na taj način možete pročitati svoje poruke čak i ako ste na sastanku ili na nekom bučnom mjestu. Odmah ćete znati da li je poruka hitna ili je nešto što može pričekati. To također olakšava proslijeđivanje poruke drugim zaposlenicima koji bi mogli odgovoriti na istu, kao i za arhiviranje i usklađivanje u neke buduće svrhe.
Papina poruka je glasila: " Što li časne sestre rade da se ne mogu javiti? Ja sam papa Franjo, želim vas pozdraviti na kraju godine, vidjet ću da li ću vas moći nazvati kasnije. Neka vas Bog blagoslovi!" Navodno se dobro nasmijao na cijelu stvar te je nazvao kasnije i prenio im poruku nade.
Kako ćete vi pripaziti da ne propustite važne pozive u ovoj godini ?